Аннотация

Детская музыкальная школа № 1 г.Глазова комплектования архивного отдела решением ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР /протокол № 6 от 04.08.95г.

Документы постоянного хранения на хранение в госархив не поступали.

В ноябре-декабре 1997г., январе-феврале 1998 г. ответственной за архив детской музыкальнэй школы пооведена научно-техническая обработка документов постоянного хранения и по личному составу, в результате которой проведены следующие виды работ:

- подшивка документов в дела.

- оформление обложек делt заверительных надписей, нумерация листов.

- редакция заголовков дел.

- составление описей. /Опись № 1 дел постоянного хранения за 1960-1996 годы в количестве 55 дел; Опись № 2 дел по личному составу за

I960-1996 годы в количестве 17 дел./.

В опись № 1 дел постоянного хранения включены следующие документы:

- Учебно-воспитательные планы.

- Отчеты по учебно-воспитательной работе.

- Протоколы педсоветов, заседаний отделений, заседаний методобъединений музыкальных школ Северного куста республики.

- Доклады учителей по отдельным дисциплинам учебной программы.

- Переписка с Министерством культуры УАССР, УР, отделом культуры Ад

министрации г.Глазова, учреждениями, организациями, предприятиями

по вопросам основной деятельности.

- Справки о проделанной концертно-лекционной работе"

В детской музыкальной школе № 1 хранится 17 дел по личному составу за 1950-1997 годы. Приказы по личному составу, личные карточки и личные дела работников, трудовые книжки, алфавитные книги движения учащихся, журналы регистрации выдачи свидетельств об окончании школы хранятся в металлическом сейфе, в кабинете секретаря школы.

Документы постоянного хранения находятся з закрывающемся на ключ шкафу, в кабинете секретаря.

Ведущий специалист архивного отдела

Администрации г.Глазова О.Н.Носкова

09.02.98г.

В апреле-мае 2000г. в детской музыкальной школе проведена научно-техническая обработка документов постоянного хранения и по личному составу за 1997-1998 годы, в результате которой проведены следующие виды работ: экспертиза ценности документов, подшивка документов, нумерация листов, оформление обложек дел и заверительных надписей, редакция заголовков дел. составлены описи и научно-справочный аппарат к ним.

В опись № I дел постоянного хранения за 1997-1998 годы не внесены:

- Протоколы заседаний народного, народно-струнного, духового отделений,

так как описаны ранеее, в разделе описи за 1996 год, формируются руко

писно и находятся в действии.

- Протоколы заседаний методобъединений, так как описаны ранее, в раз

деле описи за 1995 год, формируются рукописно и находятся в действии.

В опись № 2 дел по личному составу не внесены:

- Протоколы заседаний экзаменационных комиссий так как описаны ранее.,

в разделе описи за 1996 год и находятся в действии.

В детской музыкальной школе № I нет отдельного помещения под архив. Документы постоянного хранения хранятся в закрывающемся на ключ шкафу, в кабинете секретаря. Приказы директора по личному составу, личные карточки работников, трудовые книжки ^алфавитные книги движения учащихся, журналы регистрации выдачи свидетельств об окончании юколы хранятся в сейфе, в кабинете секретаря. В детской музыкальной школе № I хранится 36 дел по личному составу за 1950-1999 годы.

По состоянию на 20.06.2000г. в фонде Р-522 по учётным данным хранится 55 дел постоянного хранения за 1960-1996 годы.

Ведущий специалист архивного отдела

Администрации г.Глазова О.Н.Носкова

20.06.2000г.

Последний приём документов в фонд Р-522 муниципального учреждения культуры вшолы-искусств № I "Детская музыкальная школа" осуществлён архивным отделом 20.07.98г. В фонд принято 55 дел постоянного хранения за I960-1996 годы по описи № I.

В 4 кв. 2001г# в детской музыкальной школе проведена научно-техническая обработка документов постоянного хранения и по личному составу. Документы постоянного хранения обработаны за 1999 год, документы по личному составу - за 2000 год. Проведены следующие виды работ: экспертиза ценности документов, подшивка документов, нумерация листов, оформлены обложки дел и заверительные надписи, систематизация дел, редакция заголовков дел, составлены описи и научно-справочный аппарат к ним,

В опись № 1 дел постоянного хранения не внесены: протоколы заседаний народного, народно-струнного, духового отделений, протоколы заседаний методических объединений, т.к. описаны ранее, в разделе описи за 1998 год и находятся в действии. Протоколы оформляются рукописно. В 2001 г. книги протоколов будут закрыты, с 2002 г. будут оформляться печатным способом, за каждый делопроизводственный год- в отдельные дела.

В опись № 2 дел по личному составу не внесены за 2000 год протоколы заседаний экзаменационных комиссий, т"к. описаны ранее, в разделе описи № 2 за 199У год"

В детской музыкальной школе нет отдельного помещения для хранения архивных документов. Документы постоянного, долговременного хранения и по личному составу хранятся в шкафах, в кабинете секретаря школы. Приказы директора по личному составу сотрудников и учащихся хранятся в сейфе.

Ведущий специалист архивного отдела

Администрации г.Глазова О.Н.Носкова

27.11.2001г.

В июле-сентябре 2003 года в муниципальном образовательном учреждении дополнительного образования детей Детская школа искусств № 1 г. Глазова проведена научно-техническая обработка документов постоянного хранения за 2000-2002 годы, документов по личному составу за 2001-2002 годы, в результате которой проведены следующие виды работ: экспертиза ценности документов, подшивка документов, нумерация листов, оформлены обложки дел и заверительные надписи, редакция заголовков дел, систематизация дел, составлены описи и научно-справочный аппарат к ним:

Опись № 1 дел постоянного хранения за 2000 год в количестве 9 дел;

Опись № 1 дел постоянного хранения за 2001 год в количестве 9 дел;

Опись № 1 дел постоянного хранения за 2002 год в количестве 9 дел.

Опись № 2 дел по личному составу за 2001-2002 годы в количестве 10 дел.

В описи № 1 дел постоянного хранения за 2000-2002 годы внесены документы постоянного хранения, сформированные в делопроизводстве детской школы искусств № 1 за данные годы согласно номенклатуры дел:

- приказы Министерства культуры УР, относящиеся к деятельности школ искусств;

постановления Главы Администрации г. Глазова, относящиеся к деятельности детской

школы искусств;

- протоколы заседаний педагогического совета;

протоколы заседаний фортепианного отделения;

планы учебно-методической работы;

штатные расписания;

- отчёты по учебно-методической работе детской школы искусств №1;

статистические отчёты о контингенте учащихся (ф. № 1 ДШИ);

переписка школы искусств с Министерством культуры УР, Управлением культуры и молодёжной политики Администрации г. Глазова, учреждениями, организациями, предприятиями по основной деятельности.

В опись № 1 дел постоянного хранения за 2000-2002 годы внесены протоколы заседаний только фортепианного отделения детской школы искусств, так как протоколы заседаний других отделений формировались рукописно в одной книге и описаны в разделе описи за 1999 год (дела № 78-80).

В опись № 2 дел по личному составу не вносятся лицевые счета, налоговые карточки, индивидуальные сведения работников о стаже, заработке и начисленных страховых взносах работников, так как формируются и хранятся в централизованной бухгалтерии Управления культуры и молодёжной политики Администрации г. Глазова.

В детской школе искусств № 1 г. Глазова хранится 51 дело по личному составу за 1950-2002 годы.

Последний приём документов в фонд Р-522 муниципального образовательного учреждения дополнительного образования детей Детская школа искусств № 1 г. Глазова осуществлён архивным отделом 25.08.2003 г. На госхранение принято 9 дел постоянного хранения за 1998 год по описи № 1.

По состоянию на 24.09.2003 г. в фонде Р-522 муниципального образовательного учреждения дополнительного образования детей Детская школа искусств № 1 г. Глазова хранится по учётным данным : 73 дела постоянного хранения за 1960-1998 годы по

описи № 1.

В детской школе искусств документы постоянного, долговременного, временного хранения хранятся шкафах, в кабинете секретаря. Документы по личному составу (приказы директора по личному составу сотрудников, учащихся, тарификационные списки преподавателей и др.) хранятся в сейфе.

Главный специалист архивного отдела

Администрации г. Глазова O.H. Носкова

24.09.2003 г.

Во 2-3 кв. 2007 года в муниципальном образовательном учреждении дополнительного образования детей "Детская школа искусств № 1" г. Глазова проведена научно-техническая обработка документов постоянного хранения и по личному составу за 2005 год, в результате которой проведены следующие виды работ: экспертиза ценности документов, подшивка документов, уточнены заголовки дел и крайние даты, нумерация листов, оформлены обложки дел и заверительные надписи, дела отсистематизированы по хронологическому признаку, видам и значимости документов, составлены:

- Опись № 1 дел постоянного хранения за 2005 год в количестве 18 дел;

- Опись № 2 дел по личному составу за 2005 год в количестве 9 дел;

и научно-справочный аппарат к ним. Описи составлены в соответствии с "Основными правилами работы архивов организаций" (Москва, 2002 год).

В опись № 1 дел постоянного хранения за 2005 год внесены документы постоянного хранения, сформированные в делопроизводстве детской школы искусств № 1 за данный год согласно номенклатуры дел:

- приказы Министерства культуры УР, относящиеся к деятельности ДШИ № 1;

постановления Главы Администрации г.Глазова, относящиеся к деятельности ДШИ № 1;

приказы Управления культуры и молодёжной политики Администрации г. Глазова,

относящиеся к деятельности ДШИ № 1;

- приказы директора по основной деятельности;

протоколы заседаний педагогического Совета;

- протоколы заседаний фортепианного отделения;

- протоколы заседаний народного отделения;

- протоколы заседаний народного струнного отделения;

- протоколы заседаний оркестрового отделения;

- план учебно-методической работы ДШИ № 1;

штатное расписание;

сметы доходов и административно-хозяйственных расходов;

- отчёт по учебно- методической работе ДШИ № 1;

- отчёты ДШИ № 1 о перечислении страховых взносов во внебюджетные фонды: социального

страхования, пенсионный, обязательного медицинского страхования, налоговые декларации

по ЕСН, страховым взносам на обязательное пенсионное страхование;

статистические сведения о численности и составе преподавателей, контингенте учащихся

ДШИ№1(ф.№1 ДМШ);

статистические сведения ДШИ № 1 о численности, заработной плате и движении

работников (фф. №11-1, П-2, П-4, ОБ-2);

бухгалтерский отчёт с приложениями к нему;

переписка ДШИ № 1 с Министерством культуры УР, Управлением культуры и молодёжной

политики Администрации города, учреждениями, организациями, предприятиями по

основной деятельности.

В опись № 1 дел постоянного хранения за 2005 год не внесены методические разработки преподавателей, т.к. за данный год методических разработок не было.

С 15 января 2004 года в структуру ДШИ № 1 введена новая структура - бухгалтерия. С этого времени бухгалтерские документы формируются и хранятся в ДШИ № 1. В опись № 2 дел по личному составу за 2005 год внесены:

- приказы директора по личному составу сотрудников ДШИ № 1;

- приказы директора по личному составу учащихся ДШИ № 1;

- лицевые счета работников;

- сводные ведомости успеваемости учащихся;

- реестр сведений о доходах работников ДШИ № 1;

-трудовые договоры, заключённые с временными работниками;

-тарификационные списки преподавателей;

-индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке и начисленных страховых взнос*

застрахованных работников ДШИ; *

-индивидуальные карточки учёта сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сум

единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.

До января 2004 года бухгалтерские документы (в том числе лицевые счета работнико] формировались и хранятся в централизованной бухгалтерии Управления культуры молодёжной политики Администрации г. Глазова.

В 2005 г. уволенных работников не было, личные карточки работников (ф. Т-2) за данни год в опись № 2 не внесены.

Личные дела на педагогических работников заведены в ДШИ № 1 только с 2006 г.

Последний приём документов в фонд Р-522 муниципального образовательног учреждения дополнительного образования детей "Детская школа искусств № 1" г. Глазо! (ДШИ № 1) осуществлён архивным управлением 10.08.2007 г. На госхранение принято 9 де постоянного хранения за 2002 год по описи № 1.

По состоянию на 21.11.2007 г. в фонде Р-522 муниципального образовательног учреждения дополнительного образования детей "Детская школа искусств № 1" г. Глазей хранится по учётным данным:

109 дел постоянного хранения за 1960-2002 годы по описи № 1.

Физическое состояние дел, хранящихся в фонде, хорошее, фактов утраты и порч документов не отмечалось.

С 30.07.2007 г. по 12.08.2007 г. проведены проверки наличия и состояния документе постоянного хранения и по личному составу, хранящихся в ДШИ № 1. Фактов утраты и порч документов не обнаружено.

На ведомственном хранении в ДШИ № 1 хранятся:

- 68 дел по личному составу за 1950-2005 годы по описи № 2;

- 41 дело постоянного хранения за 2003-2005 годы по описи № 1.

В муниципальном образовательном учреждении дополнительного образования дете "Детская школа искусств № 1" г. Глазова нет отдельного помещения для хранения архивна документов. Документы постоянного, долговременного хранения хранятся в деревянно шкафу, в кабинете секретаря. Приказы по личному составу, трудовые книжки работнике хранятся в сейфе, в кабинете секретаря.

Главный специалист архивного управления

Администрации г. Глазова О.Н. Носкова

21.11.2007 г.

В 1 полугодии 2014 г. в Муниципальном бюджетном образовательном учреждении дополнительного образования детей «Детская школа искусств № 2» (далее – детская школа искусств № 2) проведено упорядочение управленческих документов постоянного хранения, по личному составу, личных дел и личных карточек уволенных работников за 2011 год, в результате которого проведены следующие виды работ: экспертиза ценности документов, подшивка документов, уточнены заголовки дел и крайние даты, нумерация листов, оформлены обложки дел, листы-заверители, дела отсистематизированы по хронологическому признаку, видам и значимости документов, составлены:

- Опись № 1 управленческих документов постоянного хранения за 2011 год в кол-ве 25 дел

с № 318 по № 342;

- Опись № 2 документов по личному составу работников и учащихся детской школы искусств

№ 2 временного (75 лет) хранения за 2011 год в количестве 10 дел с № 189 по № 198;

- Опись № 2-А личных дел и личных карточек уволенных работников временного (75 лет) хранения за 2011 год в количестве 12 дел с № 294 по № 305;

и научно-справочный аппарат к ним.

В опись № 1 управленческих документов постоянного хранения за 2011 г. внесены управленческие документы постоянного хранения, сформированные в делопроизводстве детской школы искусств № 2 за данный год согласно номенклатуры дел:

- приказы, распоряжения Министерства образования и науки УР, Министерства культуры, печати и информации УР, относящиеся к деятельности детской школы искусств № 2;

- постановления, распоряжения Администрации города Глазова, приказы Управления культуры и молодёжной политики Администрации города Глазова, относящиеся к деятельности детской школы искусств № 2;

- приказы директора детской школы искусств № 2 по основной деятельности (дела № 320-321);

- протоколы заседаний совета при директоре детской школы искусств № 2;

- протоколы заседаний административного совета детской школы искусств № 2;

- протоколы заседаний методического Совета детской школы искусств № 2;

- протоколы заседаний педагогического Совета детской школы искусств № 2;

- протоколы заседаний методических объединений преподавателей дополнительного направления: музыкальное, хореографическое, театральное, художественное, эстрадное отделений (на каждое отделение сформировано отдельное дело – дела № 326-330);

- устав Муниципального бюджетного образовательного учреждения дополнительного образования детей «Детская школа искусств № 2» (дата утверждения 18.10.2011):

- план работы детской школы искусств № 2;

- учебные планы детской школы искусств № 2;

- штатное расписание детской школы искусств № 2;

- сметы доходов и расходов детской школы искусств № 2 (по бюджетным и внебюджетным средствам – дела № 335-336);

- расчёты детской школы искусств № 2 по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам;

- отчёт детской школы искусств № 2 по основной деятельности;

- статистические сведения детской школы искусств № 2 о численности и составе преподавателей, контингенте учащихся (ф. 1-ДМШ);

- бухгалтерский отчёт детской школы искусств № 2 с приложениями к нему;

- расчёты детской школы искусств № 2 по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам;

- переписка с Министерством культуры, печати и информации УР, Администрацией города Глазова, Управлением культуры и молодёжной политики Администрации города Глазова по основной деятельности;

- годовой комплект газеты «Апельсин».

В опись № 1 управленческих документов постоянного хранения за 2011 год внесён «Годовой комплект газеты «Апельсин» (дело № 342). Учредителем газеты является детская школа искусств № 2». Газета «Апельсин» издаётся с 2007 г., в ней отражена следующая информация:

- о проводимых мероприятиях в детской школе искусств № 2;

- об участии детской школы искусств № 2 в различных конкурсах, выставках, фестивалях, концертах, олимпиадах;

- о достижениях учащихся и преподавателей (награждение дипломами различных степеней, благодарностями);

- о работе отделений детской школы искусств № 2 (музыкальное, хореографическое, театральное, эстрадное, художественное);

- о планах детской школы искусств № 2 на учебный год;

- информации об инновационной деятельности преподавателей;

- страницы, посвящённые поздравлениям сотрудников с днями рождения, юбилеями;

- документы, подготовленные к праздничным датам (Новый год, 23 февраля, 8 Марта, День

защиты детей; День учителя и т.д.);

- кроссворды, ребусы, анекдоты, статьи по истории искусств и др.

В опись № 2 документов по личному составу временного (75 лет) хранения за 2011 год внесены:

- приказы директора по личному составу сотрудников;

- приказы директора по личному составу учащихся;

- лицевые счета рабочих, служащих и совместителей детской школы искусств № 2;

- сводные ведомости успеваемости учащихся по классам;

- индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке, вознаграждении и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованных работников детской школы искусств № 2 (фф. СЗВ-6-3, СЗВ-6-1, АДВ-6-2);

- реестр сведений о доходах физических лиц, работников детской школы искусств № 2;

- трудовые договоры гражданско-правового характера и акты приёма выполненных работ;

- тарификационные списки педагогических работников детской школы искусств № 2.

Последний приём документов в фонд № 539 Муниципального образовательного учреждения дополнительного образования детей «Детская школа искусств № 2» г. Глазова

осуществлён архивным управлением 08.07.2013 (акт приёма-передачи № 14). На постоянное хранение принято 25 дел управленческих документов постоянного хранения за 2008 год по описи № 1.

По состоянию на 22.05.2014 в фонде № 539 Муниципального образовательного учреждения дополнительного образования детей «Детская школа искусств № 2» г. Глазова хранится:

- 269 дел управленческих документов постоянного хранения за 1989-2008 гг. по описи № 1.

Физическое состояние дел, хранящихся в фонде, хорошее. В результате сверок наличия и состояния дел фактов утраты и повреждений документов в фонде не отмечалось.

В Муниципальном бюджетном образовательном учреждении дополнительного образования детей «Детская школа искусств № 2» г. Глазова управленческие документы постоянного хранения и документы по личному составу временного (75 лет) хранения хранятся в архиве:

- 73 дела управленческих документов постоянного хранения за 2009-2011 гг. по описи № 1;

- 198 дел по личному составу временного (75 лет) хранения за 1989-2011 гг. по описи № 2;

- 305 личных дел и личных карточек уволенных работников временного (75 лет) хранения за 1989-2011 гг. по описи № 2-А.

Текущие приказы директора по личному составу, личные дела, личные карточки уволенных работников, трудовые книжки хранятся в сейфе, в кабинете секретаря.

Главный специалист-эксперт архивного управления

Администрации города Глазова О.Н. Носкова

22.05.2014

В 4 квартале 2014 г. в Муниципальном бюджетном образовательном учреждении дополнительного образования детей «Детская музыкальная школа № 1» проведено упорядочение управленческих документов постоянного хранения, по личному составу сотрудников и учащихся, личных дел и личных карточек уволенных работников временного (75 лет) хранения Муниципального бюджетного образовательного учреждения дополнительного образования детей «Детская школа искусств № 1» (далее – ДШИ № 1) за 2012 год, в результате которого проведены следующие виды работ: экспертиза ценности документов, подшивка документов, нумерация листов, оформлены обложки дел, листы-заверители, уточнены заголовки дел, крайние даты, составлены внутренние описи к приказам директора по личному составу, лицевым счетам (карточкам-справкам), личным делам работников, дела отсистематизированы по хронологическому признаку, видам и значимости документов, составлены:

- Опись № 1 управленческих документов постоянного хранения за 2012 год в кол-ве 20 дел с № 275 по № 294;

- Опись № 2 документов по личному составу сотрудников и учащихся ДШИ № 1 временного (75 лет) хранения за 2012 год в кол-ве 12 дел с № 130 по № 141;

- Опись № 3 личных дел и личных карточек уволенных работников временного (75 лет) хранения за 2012 год в количестве 6 дел с № 37 по 42;

и научно-справочный аппарат к ним.

В опись № 1 управленческих документов постоянного хранения за 2012 год внесены документы постоянного хранения, сформированные в делопроизводстве ДШИ № 1 за данный год согласно номенклатуры дел:

- распоряжения Администрации города Глазова, относящиеся к деятельности ДШИ № 1;

- приказы начальника Управления культуры и молодёжной политики Администрации города Глазова, относящиеся к деятельности ДШИ № 1;

- приказы директора ДШИ № 1 по основной деятельности;

- протоколы заседаний педагогического Совета;

- протоколы заседаний фортепианного отделения;

- протоколы заседаний народного отделения;

- протоколы заседаний народного струнного отделения;

- протоколы заседаний оркестрового отделения;

- план учебно-методической работы на 2012-2013 уч. год;

- штатное расписание ДШИ № 1 с изменениями к нему;

- сметы доходов и расходов ДШИ № 1;

- расчёты ДШИ № 1 по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования;

- отчёт по учебно-методической работе ДШИ № 1 за 2011-2012 уч. год;

- отчёты ДШИ № 1 по кадрам (стат. формы не имеют);

- статистические сведения о численности и составе преподавателей, контингенте учащихся ДШИ № 1 (ф. № 1 ДМШ);

- статистические сведения ДШИ № 1 о численности, заработной плате и движении работников (ф. № П-4);

- бухгалтерский отчёт ДШИ № 1 с приложениями к нему;

- доклады преподавателей ДШИ № 1, подготовленные к Зональному методическому объединению Северного куста Удмуртской Республики;

- документы об участии учащихся ДШИ № 1 в фестивалях, конкурсах (заявки, копии дипломов участников);

- переписка с Министерством культуры, печати и информации УР, Управлением культуры и молодёжной политики Администрации города Глазова, учреждениями, организациями, предприятиями по основной деятельности.

В состав дела № 291 «Бухгалтерский отчёт ДШИ № 1 с приложениями к нему» формируются следующие документы:

- бухгалтерский баланс;

- сведения о среднесписочной численности работников;

- отчёт о прибылях и убытках;

- расчёты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование;

- налоговые декларации и расчёты по всем видам налогов;

- пояснительная записка и др.

В опись № 1 управленческих документов постоянного хранения за 2012 год не внесены:

- методические разработки преподавателей ДШИ № 1, т.к. за данный год методических разработок не было, дело не сформировано;

- расчёты ДШИ № 1 по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование плательщиками страховых взносов (ф. РСВ-1 ПФР), так как с 2012 года формируются в состав дела 05-10 (дело № 137) «Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованных работников ДШИ № 1 (ф. СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-4, РСВ-1 ПФР) по описи № 2 документов по личному составу.

До 2004 г. бухгалтерские документы (в том числе лицевые счета работников) формировались и хранятся в Централизованной бухгалтерии Управления культуры и молодёжной политики Администрации г. Глазова. С 15 января 2004 года в структуру ДШИ № 1 вошла своя бухгалтерия. С этого времени бухгалтерские документы формируются и хранятся в ДШИ № 1.

В опись № 2 документов по личному составу временного (75 лет) хранения за 2012 год внесены:

- приказы директора по личному составу сотрудников;

- приказы директора по личному составу учащихся;

- штатная расстановка (штатно-списочный состав) работников ДШИ № 1;

- лицевые счета (карточки-справки) работников ДШИ № 1 (дела № 134-135);

- сводные ведомости успеваемости учащихся ДШИ № 1;

- индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованных работников ДШИ № 1 (ф. СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-4, РСВ-1 ПФР);

- реестр сведений о доходах физических лиц, работников ДШИ № 1;

- трудовые договоры, заключённые с временными работниками ДШИ № 1;

- тарификационный список преподавателей ДШИ № 1;

- алфавитная книга учёта движения учащихся ДШИ № 1.

В опись № 2 документов по личному составу за 2012 год не внесены:

- протоколы заседаний государственной экзаменационной комиссии, т.к. описаны ранее, в разделе описи № 2 за 1999 год, дело № 35 (книга протоколов формируются рукописно, в действии по настоящее время);

- трудовые договоры с постоянными работниками, документы по аттестации работников, т.к. формируются в состав личных дел работников.

Последний приём документов в фонд № 522 Муниципального образовательного учреждения дополнительного образования детей «Детская школа искусств № 1» осуществлён архивным управлением 23.01.2015 (акт приёма-передачи № 14). На постоянное хранение принято 21 дело управленческих документов постоянного хранения за 2010 год по описи № 1.

По состоянию на 16.02.2015 в фонде № 522 Муниципального образовательного учреждения дополнительного образования детей «Детская школа искусств № 1» хранится:

- 231 дело управленческих документов постоянного хранения за 1960-2010 гг. по описи № 1.

Физическое состояние дел, хранящихся в фонде, хорошее, фактов утраты и порчи документов не отмечалось.

В Муниципальном бюджетном образовательном учреждении дополнительного образования детей «Детская музыкальная школа № 1» хранятся:

- 63 дела управленческих документов постоянного хранения за 2011-2012 годы по описи № 1;

- 141 дело по личному составу временного (75 лет) хранения за 1950-2012 гг. по описи № 2;

- 42 ед. хранения личных дел и личных карточек уволенных работников временного (75 лет) хранения за 2006-2012 годы по описи № 3.

В Муниципальном бюджетном образовательном учреждении дополнительного образования детей «Детская музыкальная школа № 1» нет отдельного помещения для хранения архивных документов. Управленческие документы постоянного хранения хранятся в деревянном шкафу, в приёмной.

Приказы по личному составу, личные дела, личные карточки, тарификационные списки, трудовые книжки работников хранятся в сейфе, в кабинете начальника отдела кадров, ответственной за делопроизводство и архив.

Лицевые счета (карточки-справки), реестры и справки о доходах физических лиц, индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке и начисленных страховых взносах застрахованных работников ДМШ № 1 хранятся в шкафу, в кабинете главного бухгалтера.

Главный специалист-эксперт архивного управления

Администрации города Глазова О.Н. Носкова

06.02.2015

В 4 квартале 2015 г. - 1 квартале 2016 г. в Муниципальном бюджетном учреждении дополнительного образования «Детская музыкальная школа № 1» проведено упорядочение управленческих документов постоянного хранения, документов по личному составу сотрудников и учащихся, личных дел и личных карточек уволенных работников временного (50 лет) хранения Муниципального бюджетного образовательного учреждения дополнительного образования детей «Детская музыкальная школа № 1» (далее – ДМШ № 1) за 2013 год, в результате которого проведены следующие виды работ: экспертиза ценности документов, подшивка документов, нумерация листов, оформлены обложки дел, листы-заверители, уточнены заголовки дел, крайние даты, составлены внутренние описи к приказам директора по личному составу, лицевым счетам (карточкам-справкам), личным делам работников, документы сформированы в дела по хронологическому принципу, в годовых разделах описей – по видам и значимости документов, составлены:

- Опись № 1 управленческих документов постоянного хранения за 2013 год в кол-ве 26 дел с № 295 по № 320;

- Опись № 2 документов по личному составу сотрудников и учащихся ДМШ № 1 временного (50 лет) хранения за 2013 год в кол-ве 12 дел с № 142 по № 153;

- Опись № 3 личных дел и личных карточек уволенных работников временного (50 лет) хранения за 2013 год в количестве 7 дел с № 43 по 49;

и научно-справочный аппарат к ним.

В опись № 1 управленческих документов постоянного хранения за 2013 год внесены документы постоянного хранения,

- приказы Министерства культуры, печати и информации УР, относящиеся к деятельности ДМШ № 1;

- постановления и распоряжения Администрации города Глазова, относящиеся к деятельности ДМШ № 1;

- приказы начальника Управления культуры и молодёжной политики Администрации города Глазова, относящиеся к деятельности ДМШ № 1;

- приказы директора ДМШ № 1 по основной деятельности;

- протоколы заседаний педагогического Совета;

- протоколы заседаний фортепианного отделения ДМШ № 1;

- протоколы заседаний народного отделения ДМШ № 1;

- протоколы заседаний народного струнного отделения ДМШ № 1;

- протоколы заседаний оркестрового отделения ДМШ № 1;

- устав МБОУ ДОД ДМШ № 1 (утверждён Управлением культуры и молодёжной политики Администрации города Глазова 06.03.2013);

- план учебно-методической работы ДМШ № 1 на 2013-2014 уч. год;

- план финансово-хозяйственной деятельности ДМШ № 1;

- штатное расписание ДМШ № 1 с изменениями к нему;

- расчёты ДМШ № 1 по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи материнством, по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения (ф. 4 - ФСС РФ);

- отчёт ДМШ № 1 по учебно-методической работе за 2013-2014 уч. год;

- отчёт ДМШ № 1 о выполнении плана финансово-хозяйственной деятельности;

- отчёт ДМШ № 1 по кадрам, представленный в Министерство культуры, печати и информации УР (стат. формы не имеет);

- статистические сведения ДМШ № 1 о численности и составе преподавателей, контингенте учащихся (ф. № 1 - ДМШ);

- статистические сведения ДМШ № 1 о численности, заработной плате и движении работников (ф. № П-4);

- бухгалтерский отчёт ДМШ № 1 с приложениями к нему;

- доклады преподавателей ДМШ № 1, подготовленные к Зональному методическому объединению Северного куста Удмуртской Республики;

- документы ДМШ № 1 по муниципальному заданию (приказ, план, отчёты);

- документы об участии учащихся ДМШ № 1 в российских, зональных, республиканских, городских фестивалях, конкурсах (положение, копии дипломов участников);

- документы ДМШ № 1 по инвентаризации основных средств, имущества (описи, сличительные ведомости);

- документы проверок ДМШ № 1 Глазовской межрайонной прокуратурой, Службой по надзору и контролю в сфере образования при Министерстве образования и науки УР (представление, исковые заявления, определения, решение, акт);

- переписка с Министерством культуры, печати и информации УР, Управлением культуры и молодёжной политики Администрации города Глазова, учреждениями, организациями, предприятиями города Глазова по основной деятельности.

В состав дела № 314 «Бухгалтерский отчёт ДШИ № 1 с приложениями к нему» формируются следующие документы:

- бухгалтерский баланс;

- сведения о среднесписочной численности работников;

- отчёт о прибылях и убытках;

- налоговые декларации и расчёты по всем видам налогов;

- пояснительная записка и др.

В опись № 1 управленческих документов постоянного хранения за 2013 год не внесены:

- методические разработки преподавателей ДМШ № 1, т.к. за данный год методических разработок не было, дело не сформировано.

Согласно Федеральному закону от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» изменены сроки временного хранения документов по личному составу в организациях.

В связи с вышеуказанным внесены изменения в оформление описей № 2 документов по личному составу и № 3 личных дел и личных карточек уволенных работников за 2013 год (на титульных листах и в графе «срок хранения» указан срок хранения дел - 50 лет, 50 лет ЭПК).

Согласно решению ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР от 27.03.2015 № 3 расчёты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в ПФ РФ и на обязательное медицинское страхование в ФФ ОМС плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (ф. РСВ-1 ПФР) внесены с 2013 года в опись № 2 документов по личному составу со сроком хранения «постоянно», сформированы вместе со сведениями о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованных лиц, работников ДМШ № 1

(ф. СЗВ-6-4) (дела № 146-148). Вышеуказанные расчёты сформированы в дела поквартально: том 1 - за 1-2 кварталы, том 2 - за 3 квартал, том 3 - за 4 квартал 2013 года.

В опись № 2 документов по личному составу временного (50 лет) хранения за 2013 год не внесены:

- трудовые договоры уволенных постоянных работников, документы по аттестации, о представлении к награждению работников ДМШ № 1 Почётными грамотами, званиями, т.к. формируются в состав личных дел работников.

Последний приём документов в фонд № 522 Муниципального образовательного учреждения дополнительного образования детей «Детская школа искусств № 1» осуществлён архивным управлением 23.01.2015 (акт приёма-передачи № 14). На постоянное хранение принято 21 дело управленческих документов постоянного хранения за 2010 год по описи № 1.

По состоянию на 13.04.2016 в фонде № 522 Муниципального образовательного учреждения дополнительного образования детей «Детская школа искусств № 1» хранится:

- 231 дело управленческих документов постоянного хранения за 1960-2010 гг. по описи № 1.

Физическое состояние дел, хранящихся в фонде, хорошее, фактов утраты и порчи документов не отмечалось.

В Муниципальном бюджетном учреждении дополнительного образования «Детская музыкальная школа № 1» хранятся:

- 89 дел управленческих документов постоянного хранения за 2011-2013 годы по описи № 1;

- 153 дела по личному составу временного (50 лет) хранения за 1950-2013 гг. по описи № 2;

- 49 ед. хранения личных дел и личных карточек уволенных работников временного (50 лет) хранения за 2006-2013 годы по описи № 3.

В Муниципальном бюджетном образовательном учреждении дополнительного образования детей «Детская музыкальная школа № 1» нет отдельного помещения для хранения архивных документов. Управленческие документы постоянного хранения хранятся в деревянном шкафу, в приёмной.

Приказы по личному составу, личные дела, личные карточки, тарификационные списки, трудовые книжки работников хранятся в сейфе, в кабинете начальника отдела кадров, ответственной за делопроизводство и архив.

Лицевые счета (карточки-справки), реестры и справки о доходах физических лиц, индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке и начисленных страховых взносах застрахованных работников ДМШ № 1 хранятся в шкафу, в кабинете главного бухгалтера.

Заместитель начальника архивного управления

Администрации города Глазова О.Н. Носкова

13.04.2016

В 1-2 кварталах 2017 г. в Муниципальном бюджетном учреждении дополнительного образования «Детская музыкальная школа № 1» проведено упорядочение управленческих документов постоянного хранения, документов по личному составу сотрудников и учащихся, личных дел и личных карточек уволенных работников временного (50 лет) хранения Муниципального бюджетного образовательного учреждения дополнительного образования детей «Детская музыкальная школа № 1» (далее – ДМШ № 1) за 2014 год, в результате которого проведены следующие виды работ: экспертиза ценности документов, подшивка документов, нумерация листов, оформлены обложки дел, листы-заверители, уточнены заголовки дел, крайние даты, составлены внутренние описи к приказам директора по личному составу, лицевым счетам (карточкам-справкам), личным делам работников, документы сформированы в дела по хронологическому принципу, в годовых разделах описей систематизированы по видам и значимости документов, составлены:

- Опись № 1 управленческих документов постоянного хранения за 2014 год в кол-ве 24 дел с № 321 по № 344;

- Опись № 2 документов по личному составу сотрудников и учащихся МБОУ ДОД ДМШ № 1 временного (50 лет) хранения за 2014 год в кол-ве 12 дел с № 154 по № 165;

- Опись № 3 личных дел и личных карточек уволенных работников временного (50 лет) хранения за 2014 год в количестве 8 дел с № 50 по 57;

и научно-справочный аппарат к ним.

При проведении экспертизы ценности и отбора документов на постоянное хранение использован «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2010), номенклатура дел МБОУ ДОД ДМШ № 1 на 2014 год. Физическое состояние документов, прошедших экспертизу ценности, упорядочение, хорошее.

Описи составлены в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (М., 2015).

Расчёты МБОУ ДОД ДМШ № 1 по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи материнством, по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения (ф. 4 - ФСС РФ) сформированы и внесены в опись за 4 квартал 2014 года, т.к. формируются с нарастающим итогом (за 4 квартал – постоянно).

Проведена экспертиза ценности в переписке с Министерством культуры, печати и информации УР, Управлением культуры и молодёжной политики Администрации города Глазова, учреждениями, организациями, предприятиями города Глазова по основной деятельности, в результате которой на постоянное хранение сформировано дело № 344, представляющее практическую ценность.

В МБОУ ДОД ДМШ № 1 обучение детей осуществлялось на отделениях: фортепианное, народное, народно - струнное, оркестровое. В опись № 1 внесены протоколы заседаний данных отделений (дела №№ 326-329).

В состав дела № 339 «Бухгалтерский отчёт МБОУ ДОД ДМШ № 1 с приложениями к нему» формируются следующие документы:

- бухгалтерский баланс;

- сведения о среднесписочной численности работников;

- отчёт о прибылях и убытках;

- налоговые декларации и расчёты по всем видам налогов;

- пояснительная записка и др.

В опись № 1 управленческих документов постоянного хранения за 2014 год не внесены:

- методические разработки преподавателей МБОУ ДОД ДМШ № 1, т.к. за данный год методических разработок не было, дело не сформировано;

- документы проверок МБОУ ДОД ДМШ № 1 вышестоящими органами, так как в 2014 году проверок не было, дело не сформировано.

Согласно Федеральному закону от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» изменены сроки временного хранения документов по личному составу в организациях.

В связи с вышеуказанным внесены изменения в оформление описей № 2 документов по личному составу и № 3 личных дел и личных карточек уволенных работников за 2014 год (в графе «срок хранения» указан срок хранения дел - 50 лет, 50 лет ЭПК у дел по личному составу, касающихся трудовых отношений с работниками).

Согласно решению ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР от 27.03.2015 № 3 расчёты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в ПФ РФ и на обязательное медицинское страхование в ФФ ОМС плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (ф. РСВ-1 ПФР) внесены в опись № 2 документов по личному составу со сроком хранения «постоянно», сформированы вместе со сведениями о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованных лиц, работников ДМШ № 1 (дела №№ 158-159). Расчёты сформированы в 2 тома по кварталам: Том 1 - за 1-2 кварталы 2014 г., Том 2 - за 3-4 кварталы 2014 года.

В опись № 2 документов по личному составу временного (50 лет) хранения за 2014 год не внесены:

- трудовые договоры уволенных работников, документы по аттестации, о представлении к награждению работников ДМШ № 1 Почётными грамотами, званиями, т.к. формируются в состав личных дел работников.

Последний приём документов в фонд № 522 Муниципального образовательного учреждения дополнительного образования детей «Детская школа искусств № 1» осуществлён архивным управлением 12.07.2016 (акт приёма-передачи № 15). На постоянное хранение принято 22 дела управленческих документов постоянного хранения за 2011 год по описи № 1.

По состоянию на 02.05.2017 в фонде № 522 Муниципального образовательного учреждения дополнительного образования детей «Детская школа искусств № 1» хранится:

- 274 дела управленческих документов постоянного хранения за 1960-2011 гг. по описи № 1.

Физическое состояние дел, хранящихся в фонде, хорошее, фактов утраты и порчи документов не отмечалось.

В Муниципальном бюджетном учреждении дополнительного образования «Детская музыкальная школа № 1» хранятся:

- 70 дел управленческих документов постоянного хранения за 2012-2014 годы по описи № 1;

- 165 дел по личному составу временного (50, 75 лет) хранения за 1950-2014 гг. по описи № 2;

- 57 ед. хранения личных дел и личных карточек уволенных работников временного (50 лет) хранения за 2006-2014 годы по описи № 3.

В Муниципальном бюджетном образовательном учреждении дополнительного образования «Детская музыкальная школа № 1» нет отдельного помещения для хранения архивных документов. Управленческие документы постоянного хранения хранятся в шкафу, в приёмной.

Приказы директора по личному составу, личные дела, личные карточки, тарификационные списки, трудовые книжки работников хранятся в сейфе, в кабинете начальника отдела кадров, ответственной за делопроизводство и архив.

Лицевые счета (карточки-справки), реестры и справки о доходах физических лиц, индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке и начисленных страховых взносах застрахованных работников, расчёты по отчислению страховых взносов в Пенсионный фонд РФ (ф. РСВ-1 ПФР) и др. хранятся в шкафу, в кабинете главного бухгалтера.

Заместитель начальника архивного управления

Администрации города Глазова О.Н. Носкова

02.05.2017