Историческая справка

Создано на основании распоряжения Правительства Удмуртской Республики от 30 июня 2003 г. №519-р и приказа Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики от 9 июля 2003 г. №73-л. Устав ГУ "ГАСПД УР" согласован на основании приказа Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики от 12 сентября 2003 г. №51-п и распоряжения Министерства имущественных отношений Удмуртской Республики от 24 сентября 2003 г. №600-р. Согласно Уставу, ГУ "ГАСПД УР" являлся подведомственным Комитету по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики государственным архивным учреждением, входящим в систему архивных органов и учреждений Удмуртской Республики.

Учредителем ГУ "ГАСПД УР" в соответствии с распоряжением Правительства Удмуртской Республики являлся Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.

Создан в целях оказания содействия в осуществлении социальной и правовой защиты граждан Российской Федерации, обеспечения сохранности социально-правовых документов (в том числе документов по личному составу), поступивших на хранение в Архив в установленном порядке, эффективного использования данных документов в интересах общества и государства.

Осуществлял следующие функции:

- приём на хранение в соответствие с установленными требованиями и в упорядоченном состоянии социально-правовых документов (в том числе документов по личному составу);

- хранение и учёт документов, принятых в Архив, представление в установленном порядке учётных данных в Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов, принятых в Архив, и обеспечению их физической сохранности;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам, принятым на хранение в Архив;

- создание автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных для эффективного использования документов;

- исполнение в установленном порядке запросов социально-правового характера граждан, учреждений и организаций, связанных с обеспечением их законных прав и интересов;

- выдача в установленном порядке архивных справок, заверенных копий документов либо выписок из них;

- проведение работ по установлению местонахождения социально-правовых документов (в том числе документов по личному составу), не принятых на хранение в Архив, и информирование об этом заинтересованных граждан, учреждений и организаций;

- участие в разработке нормативно-методических пособий по вопросам обеспечения сохранности и использования социально-правовых документов;

- проведение совместно с государственными архивами Удмуртской Республики семинаров по вопросам обеспечения сохранности социально-правовых документов и др.

В Единый государственный реестр юридических лиц внесена запись о создании ГУ "ГАСПД УР" в соответствии со свидетельством, выданном Инспекцией Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по Первомайскому району г.Ижевска Удмуртской Республики от 7 октября 2003 г.

Согласно штатному расписанию на 1 января 2004 г. структура ГУ "ГАСПД УР" была следующей:

- Руководство;

- Отдел комплектования и обеспечения сохранности документов;

-Отдел информационно-поисковых систем и справочной работы.

В целях обеспечения сотрудников ГУ "ГАСПД УР" справочно-информационными материалами, нормативно-методическими пособиями по архивному делу, на основании приказа директора ГУ "ГАСПД УР" от 22 января 2004 г. №4 создан справочно-информационный фонд (СИФ) ГУ "ГАСПД УР".

Для рассмотрения вопросов методического обеспечения направлений деятельности ГУ "ГАСПД УР", на основании приказа директора ГУ "ГАСПД УР" от 22 января 2004 г. №5 создана экспертно-методическая комиссия (ЭМК) и утверждено положение о ней.

В 2007 г. разработан новый Устав ГУ "ГАСПД УР", согласованный распоряжением Министерства имущественных отношений Удмуртской Республики от 5 апреля 2007 г. №572-р и утвержденный приказом Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики от 28 марта 2007 г. №28-п. Основные функции ГУ "ГАСПД УР" не изменились, но несколько расширились. Кроме вышеперечисленных функций, ГУ "ГАСПД УР" осуществляло:

- работу по рассекречиванию в установленном порядке хранящихся в Учреждении носителей сведений, составляющих государственную тайну;

- в пределах своей компетенции и в соответствии с законодательством принимало участие в международном сотрудничестве в области архивного дела, участвовало в работе международных организаций, совещаний и конференций по вопросам архивного дела, в международном информационном обмене;

- в пределах своей компетенции осуществляло деятельность по выявлению и приобретению, а также возвращению вывезенных за пределы территории Удмуртской Республики архивных документов, относящихся к истории Удмуртской Республики.к

В течение 2013 г. изменений в Уставе, структуре и функциях ГКУ «ГАСПД УР» не произошло.

Работа Архива была направлена на выполнение заданий республиканских целевых программ и планов мероприятий по различным направлениям деятельности государственных архивов Удмуртии, на обеспечение и повышение безопасности архивных фондов и защиту документной информации, содержащихся в них, на обеспечение сохранности документов ликвидированных организаций, развитие и совершенствование НСА, оптимизацию использования архивных документов в социально-правовых целях, повышение благосостояния и охрану труда работников Архива.

Для решения поставленных задач в течение года осуществлен ряд мероприятий, результаты которых рассматривались на заседаниях дирекции Архива и коллегии Комитета по делам архивов при Правительстве УР (далее - Комитет).

Во исполнение указаний Администрации Президента и Правительства УР от 07.02.2013 г. № 7-161-733 в Архиве проведена работа по приведению процессов обработки и защиты персональных данных (ПД) в соответствие с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных». В связи с заключенным договором с ООО «Интерком Тех Сервис» было проведено обследование ГКУ «ГАСПД УР» и осуществлен ряд мероприятий, в результате чего разработаны: технико-экономическое обоснование выбора средств защиты информации, техзадание на информационную систему ПД Архива в защищенном исполнении, технический паспорт информационной системы ПД. Совместно с сотрудниками Архива разработан пакет нормативных документов, обеспечивающих режим обработки и защиты ПД.

Разработано и внедрено в работу «Положение о порядке обращения с документированной служебной информацией ограниченного распространения».

Представлены предложения и замечания к проекту «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».

В соответствии с постановлением Правительства УР от 03.06.2013 г. № 236 о внесении изменений в Постановление Правительства УР от 25.07.2007 г. № 102 «Об оплате труда работников бюджетных, казённых учреждений Удмуртской Республики, подведомственных Комитету по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики» в ГКУ «ГАСПД УР» был проведен расчет необходимой штатной численности работников для осуществления работ по направлениям деятельности, разработано штатное расписание, введенное в действие с 01 июля 2013 г., положения об оплате труда и материальном стимулировании работников. В результате заработная плата работников Архива в 2013 г. увеличилась на 30%.

В целях обеспечения сохранности документов разработаны положения об архивохранилищах ГКУ «ГАСПД УР».

Сотрудники Архива приняли участие в работе по теме 1.2.2. НИР «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда РФ документов по личному составу», заполнив присланную ВНИИДАД анкету-вопросник.

В течение года осуществлялись мероприятия по организации ГО и пожарной безопасности, предупреждению ЧС и противодействию терроризму. Проводилась работа по устранению замечаний, выявленных проверкой Отдела надзорной деятельности г. Ижевска Управления надзорной деятельности Главного управления МЧС России по УР. Был разработан пакет нормативных документов, направленных на безопасность Архива и его работников. ГКУ «ГАСПД УР» принял участие в Месячнике гражданской защиты.

В ходе проведения работ по формированию Архивного фонда УР разработана Инструкция по делопроизводству ГКУ «ГАСПД УР».

Внесены изменения в Методические рекомендации «Организация работы по экспертизе ценности, переводу на постоянное хранение или отбору на уничтожение документов по личному составу, срок временного хранения (75 лет) которых истек, в государственных архивах Удмуртской Республики» (2010 г.).

Архивом подготовлены отзывы на проекты «Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных документов в государственных и муниципальных архивах» и «Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных документов в архивах организаций».

На заседаниях дирекции и коллегии Комитета заслушаны информации о работе Архива с ликвидирующимися организациями, о работе с документами по личному составу с истекшим (75 лет) сроком хранения.

На договорной основе упорядочены документы 4 организаций. На хранение в Архив приняты документы 68 ликвидированных организаций.

В целях создания и совершенствования информационно-поисковых систем был разработан и утвержден «Порядок организации учета документов ГКУ «ГАСПД УР» и «Схема учета архивных документов ГКУ «ГАСПД УР».

Подготовлен отзыв на проект методических рекомендаций по теме 1.4.1. НИР «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов».

В связи с обобщением опыта работы архивных учреждений ПФО Архивом представлена анкета «Документы и НСА на электронных носителях: вопросы создания, хранения, учета, описания и использования».

На рассмотрение Комиссии по ААТ Комитета внесены предложения о внесении дополнений в БД «Учет запросов социально-правового характера в режиме «Одного окна».

Продолжалась работа по внедрению системы межведомственного электронного документооборота (DIREKTUM) между Архивом и Комитетом.

Переработкой 38 фондов завершилась работа по экспертизе ценности документов по личному составу, срок временного хранения (75 лет) которых истек.

В целях совершенствования работы по предоставлению информационных услуг и использованию архивных документов предложения Архива отражены в Перспективном плане документальных публикаций и справочно-информационных изданий архивных учреждений Удмуртской Республики на 2013-2017 гг.».

Дополнен «Порядок доступа пользователей к архивным документам, хранящимся в ГКУ «Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики» (2009 г.).

Разработан «Порядок работы государственных архивов Удмуртской Республики и муниципальных архивов в Удмуртской Республике по предоставлению государственных и муниципальных услуг по предоставлению гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов в режиме «Одного окна».

Со второго полугодия 2013 г. ГКУ «ГАСПД УР» начал работу по реализации Соглашения о взаимодействии между АУ «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Удмуртской Республики» и Комитетом о предоставлении Комитетом и госархивами государственных услуг.

Во исполнение распоряжения Президента УР от 19.07.2013 г. № 254-РП о ежегодным проведением Общероссийского дня приема граждан в Удмуртии, сотрудники ГКУ «ГАСПД УР» приняли участие в подготовке и проведении мероприятий, связанных с приемом граждан в Архиве.

Приказом Комитета от 21.06.203 г. № 52-п ГКУ «ГАСПД УР» был назначен ответственным за размещение информации о количестве заявлений на получение государственной услуги «Предоставление гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов», поданных с использованием электронных ресурсов, в сети Интернет.

В связи с 90-летием Архивной службы Удмуртии и 10-летием образования ГКУ «ГАСПД УР» сотрудники Архива подготовили стенд, посвященный ГКУ «ГАСПД УР», являвшийся составной частью фотовыставки документов ГАС УР. Для публикации в журнале «Отечественные архивы», республиканских СМИ и размещении на официальном сайте «Архивная служба Удмуртии» подготовлена статья «Архив особой социальной значимости».

В целях повышения квалификации кадров 4 сотрудника Архива приняли участие в Конкурсе профессионального мастерства молодых специалистов государственных архивов, посвященном 90-летию Архивной службы Удмуртии. По результатам конкурса Е.Ю.Костенкова, заместитель начальника отдела использования документов, заняла 3 место в 1 этапе конкурса в номинации «Аналитический обзор работы структурного подразделения государственного архива».

Трое начальников отделов прошли обучение на курсах повышения квалификации в ФГБОУ ВПО «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации».

Заместитель директора, начальник отела использования документов и главный бухгалтер были аккредитованы в качестве экспертов при проведении мероприятий по государственному контролю за соблюдением архивного законодательства в Удмуртской Республике. Заместитель директора и главный бухгалтер приняли участие в проверке состояния государственного учета архивных документов и соблюдения порядка расходования субвенций на осуществление отдельных государственных полномочий в области архивного дела в архивном секторе Администрации МО «Алнашский район» УР.

В соответствии с Программой стажировки сотрудников муниципальных архивов в УР в 1 полугодии 2013 г. по работе с БД «Учет запросов социально-правового характера» на базе Архива прошли стажировку 22 сотрудника 12 муниципальных архивов.

В течение 2013 г. в Архиве проводилась работа по улучшению условий и охраны труда работников, в ходе которой главный бухгалтер и начальники двух отделов прошли обучение по охране труда в НОУ ДПО «Центр профессионального образования» по 40-часовой программе, приобретено необходимое оборудование для организации работы в архивохранилище.